Interne Klachtenregeling Solide Vastgoed Beheer / Solide Verhuur / Solide VvE

Artikel 1 – Doelstelling
Deze klachtenregeling heeft als doel om op een transparante en efficiënte manier klachten van schuldenaren en andere betrokkenen te behandelen, in overeenstemming met de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki).

Artikel 2 – Definities

  1. Klacht: Iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid van een schuldenaar of andere belanghebbende over de dienstverlening van Solide Vastgoed Beheer.
  2. Klager: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een klacht indient.
  3. Beklaagde: De medewerker van Solide Vastgoed Beheer op wie de klacht betrekking heeft.
  4. Klachtenfunctionaris: De verantwoordelijke binnen Solide Vastgoed Beheer die klachten registreert en afhandelt.

Artikel 3 – Indienen van een klacht

  1. Klachten kunnen schriftelijk per e-mail of per post worden ingediend bij de klachtenfunctionaris.
  2. De klacht dient minimaal de volgende informatie te bevatten:
    • Naam en contactgegevens van de klager.
    • Een duidelijke omschrijving van de klacht.
    • Datum en relevante correspondentie of andere bewijsstukken.
  3. Klachten dienen binnen zes maanden na de gebeurtenis te worden ingediend.

Artikel 4 – Behandeling van de klacht

  1. De ontvangst van de klacht wordt binnen vijf werkdagen schriftelijk bevestigd aan de klager.
  2. De klacht wordt binnen vier weken inhoudelijk beoordeeld en behandeld door de klachtenfunctionaris.
  3. Indien nader onderzoek nodig is, wordt de klager hiervan op de hoogte gesteld, met een indicatie van de verwachte afhandeltermijn.

Artikel 5 – Besluit en communicatie

  1. De klachtenfunctionaris stelt een schriftelijk oordeel op over de klacht en deelt dit mee aan de klager.
  2. Indien de klacht gegrond wordt verklaard, zal Solide Vastgoed Beheer passende maatregelen nemen om herhaling te voorkomen.
  3. Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van de klacht, kan deze een beroep doen op een externe geschilleninstantie of de toezichthouder.

Artikel 6 – Registratie en evaluatie

  1. Alle klachten worden geregistreerd in een klachtenregister.
  2. Jaarlijks wordt een evaluatie uitgevoerd van de ingediende klachten en de afhandeling ervan om de dienstverlening te verbeteren.

Artikel 7 – Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2025 en wordt periodiek geëvalueerd en zo nodig aangepast aan nieuwe wettelijke vereisten.